怎样在投标中立于不败

更新时间:2013-04-01 11:26 来源:互联网

随着我国招标投标法律法规和管理制度的不断完善和健全,招标采购范围的逐步扩大和方式的不断规范,招标投标活动在各个地区、各个领域日益成为现代企业参与市场竞争,获得企业生存和发展的重要手段和方式。因此,如何在投标活动中应对自如、把握商机已成为投标人极为关注的问题。本文就一些投标人在投标活动中应了解和注意的事项作一简述,望对广大投标人有一定启示和帮助。

一、 前的准备工作是投标活动成功与否的基础与前提

投标前的准备工作十分重要,它直接影响投标的中标率。在开始投标之前,投标人应从信息、资料及有关部门招标投标法律规定等方面入手做好准备工作。

1. 注意日常有关招标投标信息的收集

掌握及时可靠的招标信息是企业参与投标的前提条件。按照《中华人民共和国招标投标法》的规定,如果招标人采用公开招标方式,应当通过国家指定的媒介发布招标公告。投标商应注意并随时跟踪搜集到的信息。

2.研究相关资料——包括投标项目资料和竞争对手资料

在选定招标项目之后,投标人针对具体投标项目,要搜集全面、详细的情况和信息,其中包括投标项目的具体资料和可能会参与竞标的竞争对手的相关资料。投标人只有充分地掌握相关资料才能为作出正确的投标决策打下基础。

有关招标项目的资料包括招标机构对采购货物的要求,如货物的规格、数量、设计、交货期、货物采购的支付方式等。工程招标还要相应地了解工程的性质范围;招标机构对工程的技术要求;施工场地的位置、排水、供电、通讯条件;建设工程的资金来源;业主对工程的支付条件等。以上各种资料的调查要尽可能详细、具体,因为它关系到以后投标书制作的准确程度。

掌握投标竞争对手情况是投标策略的一个重要环节,是企业对外投标能否获胜的重要因素。准备参加投标的企业要着重掌握以下几方面的情况,如:历次招标中本行业企业投标人数目;每个企业,尤其是曾经中标企业的投标经历;竞争对手的经营情况、生产能力、技术水平、产品性能质量、知名程度以及本企业相对竞争对手而言的优势和劣势。

由于这些资料关系到企业投标的成败,所以数据要保持高度的精确性。作为参加投标的企业,必须花费一定的人力和较长的时间才能建立完整的资料档案。因此,投标人对投标有关资料的调查和分析是一项长期、持久的工作。

3.投标商要仔细研究和掌握与招投标及本行业有关的法规和政策

研究招投标的法律规定以及各种与招投标有关的政策法规,是投标人在投标准备工作中的一项重要内容。

目前,在中华人民共和国境内适用的有关招投标活动的相关法律、法规文件,包括《中华人民共和国招标投标法》、《机电产品国际招标投标实施办法》(13号令)、《工程建设项目施工招标投标办法》(七部委第30号令)、《工商领域企业固定资产投资项目招标投标管理办法》(国家经济贸易委员会第39号令)、《房屋建筑和市政基础设施工程施工招标投标管理办法》(建设部第89号令)以及有关的地方规定等。

投标人应认真学习和掌握有关的法律、法规,以便规范自己在投标活动中的行为,准确地掌握投标、开标、评标和中标各个环节的程序,确保行为不违反法律、法规,确保投标活动的正常进行。同时,通过对有关法律政策的学习,学会用法律的手段维护企业的正当权益。

4.投标人还应积极同招标人接触,使其充分了解投标人的特点和优势。

二、投标文件的制作是投标活动成功与否的关键

1. 投标商要仔细阅读和研究招标文件

招标文件是编制投标文件的唯一依据,在购买了招标文件之后,投标人要通过阅读迅速了解招标人的意图和招标项目的主要特点。招标机构的各项条件和要求是投标人报价条件的基础。除要满足技术条件外,对招标文件的研究重点可放在合同条款中,包括交货期条款、支付条款、运输和保险条款等,以及技术、质量要求、价格条件等方面。

2.在编制投标文件的过程中应注意的几个要点

首先,投标书的格式要符合招标机构的要求,即招标人规定的格式和内容。投标文件的格式不得随意更改,提交的文件种类、份数、正本与副本数量要与规定相符。如要求授权人逐页小签的,一定要按要求做。投标文件内容更要与招标人要求一致,投标人应执行所有要求和规则。若投标人有不同意见或不明之处,应向招标机构提出,求得彻底澄清,而不应在投标书中加进额外的条件,提出自己的要求,否则招标机构将把这种标书视为不符合要求的投标。

其次,要特别注意对招标文件中的实质性要求和条件作出响应。招标文件是招标过程中对招投标双方都具有约束力的法律文件,招标方对招标货物和投标方资质的要求完全体现在招标文件当中。按照法律规定,如果投标方对招标文件中有关招标项目价格、项目技术规范、合同的主要条款等实质性要求和条件的某一条未作出响应,都将导致废标。因此,投标人必须对招标文件逐条进行分析判断,找出所有实质性的要求和条件,并一一作出响应,投标人应对此慎之又慎。否则,某一条件未响应都将导致废标。标书中关于服务部分的要求,即使是非实质性要求,投标人也应给予充分重视。在招标过程中,招标人对服务越来越重视,特别是有关服务条款中的细节问题,因此,投标人对此应充分响应。

再次,在制作标书时,投标人应对计算数量,如工程量、单价、总价等指标反复审核,消除误差,文字表达要准确无误。

第四,投标文件的语言要缜密。特别是关键细节处要实事求是,不能模棱两可,避重就轻。不要给评委留下企图蒙混过关的投机之感,使评委对投标商乃至整个投标设备或工程项目产生不良的印象。

第五,标书制作要干净整洁,装订和排版要便于评委阅读。标书装订时要用明显的标志区分投标文件的每个部分。如果投标文件排列有序,查阅便利,就有利于评标人在较短的时间内,全面了解投标文件的内容。同时通过投标文件制作,也会使评委会对投标商产生第一印象。

3.投标报价的确定和核算

投标价格的制定是整个投标的关键。价格的高低直接关系到投标的成败,并且投标价对中标后的经营盈亏有着重要的影响,所以要认真地对待。有的投标商为了确保在竞标中战胜对手,确保自己的绝对优势,不考虑成本与盈亏,在投标时报出不符合实际的较低价格。这样做虽然能够顺利中标,但在后期与业主商讨签定合同以及安排生产的过程中却感到困难重重,不是在商务谈判中找各种理由伺机提高价格就是减少相应配置,甚至最终放弃中标。这种盲目报价不仅对业主造成直接经济损失、影响投标商自身的企业形象,同时还要面临招标机构的处罚。因此投标人要慎重对待报价问题。

投标人首先要仔细研究招标文件中有关针对报价的要求以及评标原则中关于报价方面的说明。目前,评标方法有最低评标价中标法和综合评标法等。在评标过程中,投标报价在评标因素中所占的比重一般为30~40%,个别项目高达60%。投标者必须清楚招标文件中规定的投标价格的评定原则和方法,然后确定适当的利润率,有的放矢地报出适中的投标价。

投标定价工作可以分为两个步骤:首先核算投标各项成本和总成本,然后制定报价。核算各项成本包括核算直接成本(如工程设备成本、产品生产成本、包装运输费用、保险费、进出口关税等)、间接成本(如投标费用、捐税、经营管理费贷款利息等)以及不可预见成本(如货币贬值、原材料价格上涨费等)。

通过以上各项成本核算、汇总,投标人得出预算总成本,即无利润报价。如果以此金额对外投标,投标人无任何利润获取,投标人最后的投标价应在投标总预算成本中加入一定百分比利润。事实上,在不同的投标项目和投标环境中,不同的投标人应制定不同的投标利润,以保证达到自己投标报价的目标。投标人应分析本企业未来效益、竞争人数和竞争者投标条件,调查竞争对手情况,研究每个竞争对手的报价特点。投标人在制定报价工程中,应当把握全面情况。在实际过程中投标人面临的情况可能比预想的要更为复杂,一定要谨慎对待。

另外要提醒投标人注意的是,投标报价应一步到位。投标人要考虑到投标报价是一次性的,开标后不能更改。有些企业曾经受过一些不规范招标的影响,认为开标后还能压价,因而报价时戴了高帽子,结果吃了抬高报价的亏,与中标无缘。

三、投标商在开标和评标中的注意事项

1.标书的投送要符合招标文件的要求

全部投标文件编好,并经校核并签署后,投标人应按招标须知的规定,用统一的规格进行分装、密封。必须在投标截止日期之前送到或寄到招标机构指定的地点。使用邮寄的时候,应考虑邮件在途时间。如投标文件由投标人在开标前带到开标地点,一定要事先熟悉路途和地点,避免因迟到而丧失机会。

2.投标人参加开标大会要遵守开标大会的一切纪律和规定

投标人应严格遵守开标大会的纪律和规定,一方面表现出对业主和招标机构的尊重,另一方面也体现一个企业的形象和文化素质,给招标方留下良好印象。

3.积极配合评委会的工作

在评标询标过程中,评标委员会提出的有关商务、技术等方面的问题,投标人应给予积极真诚的回应。能回答的问题要当场回答并确认,不能立刻回答的问题要给予说明并确定回答的截止时间,并在承诺的时间内给出答复。不能言而无信、拖拖拉拉,给评标委员会一种不积极、不重视的印象,从而对评标结果产生影响。

4.通过诚信树立良好的企业形象

投标人应通过投标活动在招标机构留下良好记录。投标人在招标机构和采购单位的信用情况往往会成为能否中标的原因之一。以前投标的良好信用记录会为下一次投标铺平道路。这种信用主要体现在投标产品的性能、供货情况、售后服务水平等方面。投标产品的性能与投标文件叙述的一致性,标志着投标文件的信用度。一旦有了信用方面的不良记录,该投标人则很难在下次投标中获胜。

5.慎重确定投标保证金的金额

通常招标文件规定投标保证金的金额为不低于投标报价的2%。由于出具投标保证金需要一些必要的程序,其金额较容易被竞争对手掌握,从而推算出投标报价。为保密起见,可适当提高投标保证金的金额,以“迷惑”竞争对手。

6.学会用法律手段维护自身的合法利益

随着招标投标活动范围和规模的日益扩大,国家出台了一系列的法律、法规和管理制度,使得招标投标活动越来越规范。投标人应学会通过法律手段和相关的行政管理制度维护自身合法利益。

综上所述,投标人只有尽可能全方面地为投标做好准备,才能在投标活动中做到应对自如,有的放矢,不因自身的失误和不足而导致投标的失败。

作者:中国物通网

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